Automação de processos: o futuro a serviço da otimização do tempo
Depois de conhecer o dia-a-dia de uma agência (se ainda não viu nosso post sobre a rotina da agência, leia aqui), você deve ter se perguntado sobre como os escritórios da G3 Brasília, G3 Rio de Janeiro e G3 São Paulo se organizam e como lidam com as demandas para cumprir prazos e expectativas dos clientes. Não é uma tarefa fácil, definitivamente, mas se tornou mais dinâmica com a entrada da tecnologia no jogo organizacional da gestão dos processos internos.
A automação de processos – conhecida no mundo corporativo como BPM (Business Process Management) – nada mais é do que a otimização de processos da agência por meio de softwares de gestão que integram dados, informações e controle de tempo. Esse novo protocolo, em uma agência de comunicação, muda completamente a perspectiva produtiva e qualitativa dos projetos, que são, quase sempre, em grande volume e alto fluxo.
Além de reorganizar o caminho que uma tarefa vai fazer, a gestão inteligente com os softwares de BPM melhora o rastreamento das informações relacionadas a cada um dos trabalhos realizados pela equipe, integrando todos os indivíduos em torno do projeto, sem que isso prejudique a construção de outras demandas, já que o software pode organizá-las de forma eficiente, por data desejada ou mesmo por repriorização provida pelo atendimento.
Segundo Camilla Bloomfield, atendimento da G3 Rio de Janeiro, responsável hoje por clientes como a Brigadeiros Fabiana D’angelo, Clínica Galdino Campos e Benessere Clinic – reconhecida sociedade de um dos mais renomados cirurgiões plásticos do país -, a implementação da ferramenta de gestão mudou as rotinas de produção e administração das tarefas na agência. “Ajudou muito na organização e administração do tempo investido em cada cliente, me permitindo ver de forma ampla toda a demanda”, afirma Camilla, que diz ainda que “essa ferramenta, para uma agência com praças distintas, ajuda a relacionar as demandas e integrar as praças.”
Por outro lado, para a equipe de criação de conteúdo e arte, a adesão às plataformas de gestão de processos conferem mais qualidade e organização do trabalho, permitindo que o redator e diretor de arte foquem, sem dispersões e preocupações, nos projetos. De acordo com Sidney Lopes, redator na G3 São Paulo, a ferramenta implantada na agência “ajuda muito em duas questões; primeiro, organiza as pautas com prioridades, como um calendário, facilitando o trabalho; segundo, facilita a comunicação interna, permitindo que todos os diálogos relativos às demandas sejam registrados em forma de mural, ficando acessíveis aos interessados”.
Sidney conta, ainda, que a ferramenta “permite que a equipe acesse a tarefa, mas mantém a confidencialidade necessária em cada demanda”. Ficou claro que as informações dentro da agência podem e devem se organizar de acordo com as demandas, para otimizar os recursos, mas não precisam substituir uma boa conversa e troca de ideias diretas, nem devem inibir o processo criativo entre setores.
Viu como é fundamental conhecer os processos para automatizá-los? Com a automação de processos aplicada na G3 Comunicação, a gente consegue garantir os prazos, a qualidade e, principalmente, a confidencialidade que cada um dos nossos clientes precisa. E você, conhece algum processo que melhora o desempenho organizacional? Conta para a gente aqui nos comentários e, claro, não deixe esse conteúdo morrer! Curta e compartilhe nas redes sociais.
